Dans la plupart des PME industrielles, le suivi des commandes fournisseurs repose encore sur des méthodes manuelles : appels téléphoniques, emails de relance, mise à jour de fichiers Excel. C'est une tâche répétitive que tout le monde connaît, mais que personne ne chiffre vraiment. Or, quand on pose les chiffres sur la table, le constat est sans appel : le suivi manuel coûte entre 5 800€ et 23 400€ par an et par acheteur. Et ce n'est que la partie visible.
Sommaire
1. Le temps invisible des relances
Prenons la journée type d'un acheteur ou d'un responsable approvisionnement. Derrière les réunions, les négociations et les validations, il y a une activité qui grignote silencieusement le planning : la relance fournisseur.
Une journée type de suivi fournisseur
- Vérifier les emails pour d'éventuelles mises à jour de livraison
- Appeler 3 fournisseurs pour confirmer des dates
- Mettre à jour le fichier de suivi
- Renvoyer des emails de relance restés sans réponse
- Répondre aux questions internes : « la commande X, elle arrive quand ? »
- Re-mettre à jour le fichier avec les nouvelles informations
Chaque jour, ce scénario se répète. Selon le volume de commandes et le nombre de fournisseurs, un acheteur peut y consacrer de 30 minutes à 2 heures par jour. C'est du temps qui ne se voit pas dans les reportings, qui n'apparaît dans aucun tableau de bord. Mais il est bien là, chaque jour, chaque semaine, chaque mois.
“On ne s'en rend pas compte, mais à force de passer 10 minutes par-ci, 15 minutes par-là, on perd facilement une heure par jour sur des relances. Et ça, personne ne le mesure.”
2. Le calcul : combien ça coûte vraiment
Mettons des chiffres concrets. Le coût chargé moyen d'un acheteur en France est d'environ 45€ de l'heure (salaire brut + charges patronales + coûts indirects). Voici ce que représente le temps de relance manuelle selon trois scénarios :
| Scénario | Temps / jour | Temps / semaine | Temps / an | Coût annuel |
|---|---|---|---|---|
| Volume faible | 30 min | 2,5 h | 130 h | 5 850€ |
| Volume moyen | 1 h | 5 h | 260 h | 11 700€ |
| Volume élevé | 2 h | 10 h | 520 h | 23 400€ |
Et attention : ces chiffres sont par acheteur. Multipliez par le nombre de personnes dans votre équipe achats pour obtenir le coût réel pour votre entreprise.
Le chiffre qui fait réfléchir
Une équipe de 3 acheteurs à 1h/jour = 35 100€/an de temps perdu en relances manuelles
C'est l'équivalent d'un salaire annuel consacré uniquement à passer des coups de fil et mettre à jour des fichiers.
Autrement dit, sans même parler de logiciel ou d'investissement, vous payez déjà très cher pour votre suivi fournisseur. La question n'est pas de savoir si vous avez le budget pour automatiser, mais si vous pouvez vous permettre de continuer à ne pas le faire.
3. Les coûts cachés que personne ne compte
Le temps de relance n'est que la face émergée de l'iceberg. Le suivi manuel génère des coûts indirects souvent bien plus importants, mais invisibles dans les comptes :
Stress et démotivation
Passer ses journées à relancer des fournisseurs est une tâche répétitive et à faible valeur ajoutée. Elle use les équipes, génère de la frustration et contribue au turnover dans les services achats.
Erreurs d'information
Une mauvaise date saisie dans le fichier, une mise à jour oubliée, une information notée de mémoire après un appel... Les erreurs sont inévitables quand le processus est 100% manuel. Et chaque erreur peut coûter cher en production.
Réaction tardive aux problèmes
Quand vous apprenez un retard de livraison 3 jours après le changement de date côté fournisseur, il est souvent trop tard pour réagir. La production est déjà impactée, le client déjà mécontent.
Friction interne
« Qui a la dernière version du fichier ? », « Tu as eu le fournisseur X ? », « C'est quelle date la bonne ? »... Le suivi manuel crée des zones de flou, des doublons de relance et des tensions entre collègues.
Opportunités perdues
Chaque heure passée à relancer un fournisseur est une heure non consacrée à la négociation, à l'évaluation de nouveaux partenaires ou à l'amélioration des processus. C'est un coût d'opportunité considérable.
En cumulant ces coûts cachés au coût direct du temps passé, le coût réel du suivi manuel peut facilement doubler. Pour une équipe de 3 personnes, on dépasse souvent les 50 000€ par an en coût total.
4. Que pourriez-vous faire avec ce temps ?
Imaginez récupérer 1 heure par jour et par acheteur. Pas une heure théorique, mais une heure concrète, libérée de tâches répétitives. Voici ce que vos équipes pourraient en faire :
Du temps pour ce qui compte vraiment
- Négocier de meilleurs prix
Avec plus de temps pour préparer et mener les négociations, vos acheteurs peuvent obtenir des conditions plus avantageuses.
- Évaluer et diversifier vos fournisseurs
Identifier de nouvelles sources d'approvisionnement, réduire la dépendance à un fournisseur unique, sécuriser votre supply chain.
- Améliorer la relation fournisseur
Passer d'une relation de relance permanente à un partenariat constructif. Les fournisseurs apprécient aussi de ne plus être harcelés.
- Travailler sur le sourcing stratégique
Analyser les marchés, anticiper les évolutions de prix, optimiser le panel fournisseur. Des actions à forte valeur ajoutée qui font vraiment progresser l'entreprise.
Le suivi fournisseur est nécessaire. Le faire manuellement ne l'est pas.
5. Automatiser pour supprimer ce coût
C'est exactement la raison d'être de Suiva. Notre solution automatise l'intégralité du processus de relance fournisseur pour éliminer le temps perdu et les coûts associés.
Concrètement, comment ça marche ?
Vous ajoutez une commande
En quelques clics, vous créez le suivi d'une commande avec la référence et le contact fournisseur.
Suiva contacte le fournisseur
Un lien sécurisé est envoyé automatiquement. Le fournisseur renseigne la date de livraison en un clic. Pas besoin d'appeler, pas besoin d'envoyer d'email.
Vous recevez la date automatiquement
Dès que le fournisseur répond, la date est mise à jour dans votre tableau de bord. Vous êtes notifié en temps réel de tout changement.
Le résultat
Vous passez de 1h de relances par jour à 5 minutes de supervision
Plus d'appels, plus d'emails de relance, plus de fichiers à mettre à jour manuellement. Vous supervisez, Suiva fait le travail.
Un ROI immédiat
Reprenons nos chiffres. Si le suivi manuel coûte 11 700€ par an pour un acheteur à 1h/jour, même un investissement de quelques centaines d'euros par mois dans un outil d'automatisation représente un retour sur investissement immédiat. Sans compter les coûts cachés éliminés : moins d'erreurs, réaction plus rapide aux retards, meilleure collaboration en équipe.
La question n'est plus « est-ce que ça vaut le coup ? » mais « combien de temps encore pouvez-vous vous permettre de ne pas le faire ? »
Conclusion
Le coût du suivi manuel de vos fournisseurs est réel, mesurable et évitable. Entre le temps direct passé en relances (5 850€ à 23 400€ par an et par acheteur) et les coûts cachés (erreurs, retards de réaction, démotivation, opportunités manquées), l'addition est lourde.
La bonne nouvelle, c'est que ce coût peut être drastiquement réduit. En automatisant le processus de relance avec un outil comme Suiva, vous libérez du temps pour vos équipes, vous fiabilisez l'information et vous réagissez plus vite aux problèmes.
Arrêtez de payer le prix fort pour un suivi qui peut être automatisé. Testez Suiva et voyez la différence dès la première semaine.
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